Desde 2019 el registro de jornada es obligatorio para toda empresa, sea cual sea su tamaño o convenio. Pero la obligación legal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) es escueta, y quien de verdad marca el nivel de exigencia es el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Lo que de verdad comprueban
No basta con que existan registros: un inspector va a mirar si son fiables. Eso significa, en la práctica, tres cosas: que el registro se haga en el momento real de entrada y salida (no reconstruido a posteriori), que cualquier corrección quede trazada — quién la hizo, cuándo y por qué — y que la empresa pueda entregar los registros de los últimos cuatro años sin despeinarse.
El error más habitual no es no fichar: es fichar en un Excel que cualquiera puede reescribir sin dejar huella. Un registro que se puede "arreglar" silenciosamente no es un registro, es una intención de registro.
Por qué los marcajes deberían ser inmutables
Un sistema de jornada bien diseñado no permite borrar un marcaje: permite anularlo, dejando constancia de que existió, quién lo anuló y por qué. Si hay que corregir una hora, se añade una corrección con su propia marca de tiempo — el dato original nunca desaparece. Es la diferencia entre un registro que aguanta una inspección y uno que solo aguanta hasta que alguien pregunta.
Qué preguntar a cualquier proveedor
- ¿Puede un administrador borrar un marcaje sin dejar rastro?
- ¿Quedan las horas exactas de entrada y salida, o solo el total de horas del día?
- ¿Puedo exportar cuatro años de histórico en un formato legible por un inspector?
Si la respuesta a la primera pregunta es "sí, sin dejar rastro", ese no es un sistema de registro de jornada — es una hoja de cálculo con mejor diseño.