Cuando la nómina vive separada del resto del RRHH, alguien tiene que hacer de puente a mano: copiar las horas extra aprobadas a un Excel, pasar los días de baja a otro sistema, avisar a la gestoría de que un administrador cambió de régimen fiscal. Cada uno de esos pasos manuales es un sitio donde puede colarse un error que no se detecta hasta que ya está en la nómina de alguien.
Integrar la nómina con el resto de RRHH no es una cuestión de comodidad, es evitar que el mismo dato exista en dos sitios que pueden desincronizarse. Esto es lo que conviene comprobar antes de confiar en un motor de nómina integrado.
Cómo trata el IRPF de administradores frente al régimen general
El IRPF de un administrador no se calcula igual que el de un empleado normal: se le aplica un tipo fijo (art. 80.1.3 del Reglamento del IRPF), con una reducción específica para empresas de facturación reducida. Si el motor de nómina no distingue este caso automáticamente, alguien tiene que acordarse de aplicarlo a mano cada mes —y de corregirlo si el volumen de facturación de la empresa cambia de tramo. Pregunta explícitamente si el sistema aplica este cálculo distinto sin intervención manual, o si depende de que alguien lo recuerde.
De dónde sale el precio de la hora extra
El precio de la hora extra no debería ser un número que alguien escribe a mano en una celda: debería salir siempre del salario bruto anual dividido entre 1.792 horas. Es un cálculo mecánico, pero si se hace a mano, cualquier cambio de salario que no se actualice a tiempo produce una hora extra mal pagada. Un sistema donde la nómina y el registro de horas extra están integrados calcula este precio automáticamente cada vez, y comprueba en el momento de aprobar si la persona ha superado el tope legal de 80 horas extra al año.
Qué pasa cuando se cierra el mes
Una hoja de nómina que se puede seguir editando después de cerrada no es un cierre, es una sugerencia. Comprueba si el sistema deja la hoja del mes en solo lectura una vez cerrada, y si permite importar de golpe conceptos variables de retribución flexible —por ejemplo de un proveedor como Cobee— en vez de teclearlos uno a uno cada mes.
Otro punto que conviene preguntar: si el sistema permite comparar el PDF mensual que envía la gestoría contra la propia estimación interna de IRPF y Seguridad Social. No se trata de sustituir a la gestoría, sino de tener una segunda verificación antes de que la nómina llegue a cada empleado. Es una capacidad del motor de nómina, no necesariamente una pantalla que cualquiera encuentre en el primer menú, pero vale la pena preguntar si existe.
Una nómina integrada no sustituye a la gestoría ni pretende hacerlo: lo que aporta es que los datos de horas, ausencias y régimen fiscal lleguen ya calculados y consistentes, en vez de reconstruidos a mano cada mes desde varias fuentes distintas.