Quan la nòmina viu separada de la resta de RRHH, algú ha de fer de pont a mà: copiar les hores extres aprovades a un Excel, passar els dies de baixa a un altre sistema, avisar la gestoria que un administrador ha canviat de règim fiscal. Cadascun d'aquests passos manuals és un lloc on es pot colar un error que no es detecta fins que ja és a la nòmina d'algú.
Integrar la nòmina amb la resta de RRHH no és una qüestió de comoditat, és evitar que la mateixa dada existeixi en dos llocs que es poden desincronitzar. Això és el que convé comprovar abans de confiar en un motor de nòmina integrat.
Com tracta l'IRPF dels administradors davant del règim general
L'IRPF d'un administrador no es calcula igual que el d'un empleat normal: se li aplica un tipus fix (art. 80.1.3 del Reglament de l'IRPF), amb una reducció específica per a empreses de facturació reduïda. Si el motor de nòmina no distingeix aquest cas automàticament, algú ha de recordar-se d'aplicar-lo a mà cada mes —i de corregir-lo si el volum de facturació de l'empresa canvia de tram. Pregunta explícitament si el sistema aplica aquest càlcul diferent sense intervenció manual, o si depèn que algú se'n recordi.
D'on surt el preu de l'hora extra
El preu de l'hora extra no hauria de ser un número que algú escriu a mà en una cel·la: hauria de sortir sempre del salari brut anual dividit entre 1.792 hores. És un càlcul mecànic, però si es fa a mà, qualsevol canvi de salari que no s'actualitzi a temps produeix una hora extra mal pagada. Un sistema on la nòmina i el registre d'hores extres estan integrats calcula aquest preu automàticament cada vegada, i comprova en el moment d'aprovar si la persona ha superat el topall legal de 80 hores extres a l'any.
Què passa quan es tanca el mes
Un full de nòmina que es pot continuar editant després de tancat no és un tancament, és un suggeriment. Comprova si el sistema deixa el full del mes en només lectura un cop tancat, i si permet importar de cop conceptes variables de retribució flexible —per exemple d'un proveïdor com Cobee— en lloc de teclejar-los un per un cada mes.
Un altre punt que convé preguntar: si el sistema permet comparar el PDF mensual que envia la gestoria amb la pròpia estimació interna d'IRPF i Seguretat Social. No es tracta de substituir la gestoria, sinó de tenir una segona verificació abans que la nòmina arribi a cada empleat. És una capacitat del motor de nòmina, no necessàriament una pantalla que qualsevol trobi al primer menú, però val la pena preguntar si existeix.
Una nòmina integrada no substitueix la gestoria ni ho pretén: el que aporta és que les dades d'hores, absències i règim fiscal arribin ja calculades i consistents, en lloc de reconstruïdes a mà cada mes des de diverses fonts diferents. És menys feina de reconciliar cada mes i menys marge per a l'error humà en el càlcul.