No hi ha una freqüència estàndard per revisar si el programari de RRHH continua encaixant amb l'empresa — «cada any» és una resposta còmoda però poc útil. El que realment ha de disparar una revisió són canvis concrets a l'empresa, no el calendari.

El risc de no revisar no és «quedar-se amb un sistema antiquat» en abstracte. És una cosa més específica: continuar aplicant una configuració que va deixar de ser correcta el dia que alguna cosa va canviar, i no adonar-se'n fins que hi ha un error de càlcul o una sanció pel mig.

Quan algú canvia de rol societari

Un exemple molt concret: si una persona passa a ser administradora de l'empresa, el seu IRPF deixa de calcular-se igual que el de la resta de la plantilla. En el règim general, l'IRPF és progressiu; per als administradors s'aplica un tipus fix, amb una reducció si l'empresa té una facturació reduïda. És un canvi que RRHH coneix el dia que passa, però que a la pràctica s'oblida actualitzar al sistema de nòmines fins que algú revisa una nòmina i alguna cosa no quadra. Aquest tipus de canvi societari hauria de disparar, sempre, una revisió de com està configurada aquesta persona al sistema. No és un canvi lligat a la mida de l'empresa: pot passar en una companyia de 10 persones igual que en una de 200.

Quan creix la plantilla o s'obre un centre nou

Passar de 20 a 60 persones, o obrir una segona ubicació, canvia el que cal: calendaris d'equip diferents per centre, més tipus d'absència amb regles d'aprovació pròpies, o una gestió de PRL que ja no pot dependre d'una sola persona que «se'n recorda de tot». Si el sistema continua configurat com el primer dia, la plantilla ha crescut més ràpid que la configuració. Res d'això exigeix canviar de proveïdor: sovint n'hi ha prou d'activar els tipus d'absència o els calendaris que fins llavors no calien.

Quan canvia la normativa

El registre de jornada, els criteris de la Inspecció de Treball o els topalls de teletreball no són estàtics. Cada canvi normatiu rellevant és una bona excusa per preguntar-se: això que fem avui al sistema, continua sent el que exigeix la llei, o és el que exigia fa dos anys?

Què mirar a cada revisió

Una revisió útil no exigeix mirar tot el sistema de dalt a baix. N'hi ha prou de repassar tres coses: si els rols i permisos continuen reflectint qui fa què avui, si els tipus d'absència i les seves regles d'aprovació continuen encaixant amb la plantilla actual, i si el càlcul de nòmina — IRPF, hores extra, teletreball — continua aplicant les regles correctes a cada persona, no les que aplicaven fa un any.

La revisió no ha de ser una auditoria completa cada vegada. N'hi ha prou de tractar-la com una conseqüència natural de qualsevol canvi de rol, mida o normativa, no com una tasca de calendari que es va ajornant indefinidament.