Amb un sol centre, gairebé qualsevol sistema de RRHH funciona: un calendari, una política de vacances, un responsable de prevenció. Tan bon punt apareix un segon centre, aquestes mateixes peces comencen a xocar. El calendari de festius d’una ciutat no és el d’una altra, el responsable que aprova una absència en una seu no hauria de veure les dades personals de l’altra, i la vigilància de la salut s’ha d’organitzar per centre, no per empresa sencera.

La majoria d’aquests problemes no es resolen amb més funcions, es resolen amb millor abast: que cada calendari, cada permís i cada obligació de prevenció es pugui acotar a qui correspon, sense muntar una instal·lació diferent per seu.

Un calendari per equip, no un per a tota l’empresa

Els festius locals, els horaris d’obertura o els torns no són iguals a Madrid que a Bilbao, ni a Barcelona que a Girona. Els calendaris d’equip personalitzables de Cantevia permeten definir aquestes diferències per departament o centre, en lloc de forçar un únic calendari nacional que després cada responsable ha de corregir a mà. És una diferència petita en la configuració inicial i gran en el dia a dia: ningú ha de recordar "aquesta seu té festa local avui" fora del sistema.

Prevenció de riscos, centre per centre

La vigilància de la salut (art. 22 de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals) i el lliurament d’EPI no són un tràmit únic d’empresa: depenen del lloc de treball i del centre on es desenvolupa. El mòdul de Persones de Cantevia porta la formació, l’EPI lliurat i la vigilància de la salut per persona, cosa que permet veure d’un cop d’ull qui té una revisió pendent a cada seu, sense dependre d’un full a part per centre que algú ha de consolidar a mà cada mes.

Equipament que viatja entre persones i seus

Amb diversos centres, l’equipament informàtic -portàtils, línies de telèfon, targetes d’accés- també canvia de mans i de seu amb més freqüència que en una empresa d’un sol lloc. Si el sistema només porta "qui té què" sense més context, reconstruir l’històric d’un portàtil concret -per quines seus ha passat, qui el va tenir abans- es converteix en preguntar a qui porta més temps a l’empresa.

Cantevia porta la traçabilitat de cada unitat d’equipament per número de sèrie: no es pot esborrar un equip que ja té historial, només donar-lo de baixa. Així queda constància permanent de per quines seus i persones ha passat, cosa que comença a importar de debò tan bon punt l’empresa deixa de cabre en un sol edifici.

Permisos que respecten l’estructura, no només l’organigrama

Un responsable d’un centre no hauria de poder aprovar absències ni veure dades d’un altre centre només perquè el sistema no distingeix l’àmbit. Els permisos granulars per mòdul, amb nivell (lectura, escriptura, admin) i àmbit (propi, equip, global) configurables per rol, permeten que un responsable de seu tingui exactament l’abast que li correspon, ni més ni menys.

Multiplicar centres no hauria de multiplicar fulls de càlcul. Si un sistema obliga a portar un calendari o un control d’EPI a part per cada seu, no ha resolt el problema de diversos centres: només l’ha repetit diverses vegades.