La pregunta "estalvia diners el programari de RRHH?" és difícil de respondre en abstracte. La resposta útil no és un percentatge genèric, és mirar tres tasques concretes que probablement fas avui a mà i calcular quant temps s'hi va realment cada mes.
No totes les tasques manuals pesen igual. Aquestes tres són bons exemples perquè són repetitives, propenses a error, i existeixen en gairebé qualsevol empresa, tingui la mida que tingui.
Corregir un fitxatge mal fet
Algú s'oblida de fitxar la sortida, o marca l'entrada dues vegades per error. Sense un sistema pensat per a això, la correcció es fa reconstruint el que va passar "a ull" i editant la dada original —que, per llei, mai s'hauria de poder esborrar. Un corrector que anul·la el fitxatge erroni i afegeix la correcció amb el seu propi motiu i responsable resol això en un parell de clics, i deixa un rastre complet per si cal explicar-ho més endavant, en lloc d'una discussió reconstruïda de memòria setmanes després.
Calcular quilometratge en un informe de despeses
Quan algú viatja amb el seu cotxe per feina, calcular l'import a reemborsar a mà —quilòmetres pel preu per km, comprovant que ningú s'ha passat del topall de la política— és una tasca petita que es repeteix desenes de vegades al mes en quant hi ha equip comercial o tècnic desplaçant-se. Automatitzar el càlcul (el preu per km ja configurat, aplicat sempre igual) no elimina la revisió, però elimina l'error de càlcul i la revisió manual de cada línia.
Importar retribució flexible sense teclejar cada concepte
Si l'empresa ofereix retribució flexible a través d'un proveïdor com Cobee, algú ha de traslladar cada mes el que cada persona ha consumit —tiquet restaurant, transport, guarderia— a la nòmina. Fer-ho línia a línia, persona a persona, és el tipus de tasca que no aporta res, només consumeix temps de qui la fa. Importar aquest consum de cop, mapejat automàticament als conceptes de nòmina corresponents, converteix una tarda de feina en un parell de minuts de revisió.
Hi ha una quarta tasca que sol passar desapercebuda: revisar a mà si algú ha superat el topall legal d'hores extres a l'any. Sumar hores mes a mes en un full a part, i recordar-se de mirar-ho abans d'aprovar qualsevol hora extra nova, és fàcil d'oblidar precisament els mesos de més càrrega de feina, que són els que més hores extres generen. Que aquesta comprovació es faci sola, en el moment d'aprovar, treu aquest risc de l'equació. Ningú que revisi això a mà ho fa perquè aporti valor: ho fa perquè encara ningú ha automatitzat el càlcul. És temps que es podria dedicar a parlar amb la pròpia gent, no a sumar columnes. Multiplica-ho per una dotzena d'aprovacions al mes i la diferència es fa evident.
Cap d'aquestes tres tasques és dramàtica per si sola. La diferència es nota quan se sumen: hores al mes que es recuperen per fer alguna cosa que sí requereix criteri humà, no per reconstruir a mà un càlcul que una màquina fa millor i sense errors.