Con menos de 100 personas en plantilla, es fácil caer en dos extremos: seguir con Excel «porque somos pocos» o contratar un sistema pensado para una multinacional con módulos que nadie va a usar en años. Ninguno de los dos acierta.
Por debajo de 100 empleados, RRHH suele ser una o dos personas que hacen de todo. Lo que necesitan no es más funciones, es que las imprescindibles no les quiten tiempo, y que lo avanzado esté disponible para cuando haga falta, no antes.
Lo esencial desde el primer día
Registro de jornada y gestión de vacaciones y ausencias no son opcionales por tamaño de empresa: la obligación de fichar aplica a cualquier empresa, tenga 5 o 5.000 personas. A esto se suma la ficha de empleado con datos protegidos por permiso y, si la actividad lo requiere, PRL (formación, EPI, vigilancia de la salud). Estos tres puntos — Personas, Tiempo, Vacaciones — son la base que Cantevia incluye en todos sus planes, precisamente porque son la parte que ninguna empresa puede saltarse. Esto no depende de si la empresa factura mucho o poco: la obligación de fichar es la misma para una empresa de 8 personas que para una de 95.
Lo que normalmente puede esperar
Un panel de clima anónimo, un embudo de selección con IA de criba de currículums o un panel ejecutivo con seis bloques de analítica aportan mucho valor, pero no son urgentes para una empresa de 20 personas donde el clima se nota hablando y las contrataciones son puntuales. Activarlos antes de tiempo no es un error grave, pero sí un coste de configuración y aprendizaje que no aporta nada todavía. Cantevia organiza estos módulos (Clima, Talento, Analítica) para activarlos según el plan, sin obligar a pagar ni configurar algo que no se va a usar todavía.
Lo que sí conviene resolver bien desde el arranque
Dar de alta a toda la plantilla a mano, departamento por departamento, es la parte más tediosa de empezar con cualquier sistema nuevo. Un importador de datos maestros con plantilla Excel — dar de alta empleados, departamentos y puestos de golpe — ahorra días de trabajo administrativo justo en el momento en que menos ganas hay de dedicarle tiempo a la implantación.
Cómo crecer sin cambiar de sistema
Lo habitual en una empresa que empieza pequeña es que, con el tiempo, necesite activar Clima para medir el ambiente del equipo, Talento cuando empiece a contratar con más frecuencia, o Analítica cuando Dirección pida cifras consolidadas. Si esos módulos ya existen dentro del mismo sistema y solo hay que activarlos, el crecimiento no obliga a migrar de proveedor ni a volver a cargar los datos de plantilla desde cero.
Para menos de 100 empleados, la pregunta no es cuántos módulos tiene un sistema, sino si los tres imprescindibles funcionan bien y si el resto puede esperar sin penalizar por ello.