Amb menys de 100 persones a la plantilla, és fàcil caure en dos extrems: seguir amb Excel «perquè som pocs» o contractar un sistema pensat per a una multinacional amb mòduls que ningú farà servir en anys. Cap dels dos encerta.
Per sota de 100 empleats, RRHH sol ser una o dues persones que fan de tot. El que necessiten no és més funcions, és que les imprescindibles no els robin temps, i que l'avançat estigui disponible per quan calgui, no abans.
L'essencial des del primer dia
El registre de jornada i la gestió de vacances i absències no són opcionals segons la mida de l'empresa: l'obligació de fitxar aplica tant si hi ha 5 persones com 5.000. A això s'hi suma la fitxa d'empleat amb dades protegides per permís i, si l'activitat ho requereix, PRL (formació, EPI, vigilància de la salut). Aquests tres punts — Persones, Temps, Vacances — són la base que Cantevia inclou a tots els seus plans, precisament perquè són la part que cap empresa es pot saltar. Això no depèn de si l'empresa factura molt o poc: l'obligació de fitxar és la mateixa per a una empresa de 8 persones que per a una de 95.
El que normalment pot esperar
Un panell de clima anònim, un embut de selecció amb IA de criba de currículums o un panell executiu amb sis blocs d'analítica aporten molt valor, però no són urgents per a una empresa de 20 persones on el clima es nota parlant i les contractacions són puntuals. Activar-los abans d'hora no és un error greu, però sí un cost de configuració i aprenentatge que encara no aporta res. Cantevia organitza aquests mòduls (Clima, Talent, Analítica) per activar-los segons el pla, sense obligar a pagar ni configurar res que encara no es farà servir.
El que sí convé resoldre bé des de l'inici
Donar d'alta tota la plantilla a mà, departament per departament, és la part més feixuga de començar amb qualsevol sistema nou. Un importador de dades mestres amb plantilla Excel — donar d'alta empleats, departaments i llocs de cop — estalvia dies de feina administrativa just en el moment en què hi ha menys ganes de dedicar-hi temps.
Com créixer sense canviar de sistema
El que sol passar en una empresa que comença petita és que, amb el temps, necessita activar Clima per mesurar l'ambient de l'equip, Talent quan comença a contractar més sovint, o Analítica quan Direcció demana xifres consolidades. Si aquests mòduls ja existeixen dins del mateix sistema i només cal activar-los, el creixement no obliga a migrar de proveïdor ni a tornar a carregar les dades de plantilla des de zero.
Per a menys de 100 empleats, la pregunta no és quants mòduls té un sistema, sinó si els tres imprescindibles funcionen bé i si la resta pot esperar sense penalitzar per això.