Casi toda empresa que usa un software de RRHH hoy, empezó con Excel. No es un error: para diez personas, una hoja de cálculo cubre lo básico. El problema no aparece el primer año, aparece cuando alguien necesita reconstruir qué pasó hace ocho meses y la respuesta es «no lo sabemos, se sobrescribió».

Excel no es malo por ser Excel. Es malo porque no tiene memoria de lo que fue antes de la última edición. Y en RRHH, lo que fue antes es, a veces, la única prueba que tienes ante una inspección o una reclamación.

Lo que una celda no puede hacer

Cualquier celda puede sobreescribirse por quien tenga permiso de edición, sin ningún registro de quién cambió qué valor y cuándo. En Cantevia, corregir un fichaje nunca borra el marcaje original: lo anula y deja constancia de quién hizo el cambio y por qué, mientras el registro original sigue visible para siempre. Tampoco suele haber forma de limitar quién ve qué en la hoja: cualquiera con acceso al archivo ve todas las columnas, incluidos datos personales que deberían quedar restringidos a RRHH. Esa diferencia pesa mucho si llega una inspección de la ITSS pidiendo cuatro años de histórico.

Duplicidad silenciosa

Cuando el mismo dato vive en varias hojas — nóminas, vacaciones, fichajes — alguien tiene que copiarlo a mano entre archivos, y cada copia es una oportunidad de error. Esto se agrava cuando varias personas editan el mismo archivo a la vez: dos ediciones simultáneas pueden pisarse sin que ninguna de las dos personas se entere hasta días después. El precio de la hora extra es un buen ejemplo: debe salir siempre de bruto anual dividido entre 1.792 horas. Si se escribe a mano en una celda distinta cada mes, tarde o temprano diverge de la realidad.

Cuándo Excel deja de alcanzar

Señales claras: más de una persona edita el mismo archivo, hace falta cruzar fichajes con nómina, hay varios tipos de ausencia con reglas de aprobación distintas, o llega una inspección y no se puede entregar un histórico ordenado.

El coste de un error que viaja de una hoja a otra

Un error de una celda no se queda solo en esa celda. Si el dato de horas extra de un mes se copia mal de un Excel a la nómina, el error se traslada al pago real de esa persona, y corregirlo implica una nueva nómina, una explicación y, a veces, una regularización con Hacienda. Cuantas más hojas intermedias hay entre el dato original y la nómina, más oportunidades hay de que algo se pierda en la copia.

Excel seguirá siendo la herramienta correcta mientras la pregunta sea «¿cuántos días de vacaciones le quedan a Marta?». En el momento en que la pregunta pasa a ser «quién aprobó esto, cuándo y por qué», ya no es un problema de plantilla, es un problema de diseño.