Gairebé cada empresa que fa el pas cap a un programari de RRHH seriós va començar amb Excel. No és cap error: per a deu persones, un full de càlcul cobreix el bàsic. El problema no apareix el primer any, apareix quan algú necessita reconstruir què va passar fa vuit mesos i la resposta és «no ho sabem, es va sobreescriure».
Excel no és dolent per ser Excel. És dolent perquè no té memòria del que hi havia abans de l'última edició. I en RRHH, el que hi havia abans és, de vegades, l'única prova que tens davant una inspecció o una reclamació.
El que una cel·la no pot fer
Qualsevol cel·la es pot sobreescriure per qui tingui permís d'edició, sense cap registre de qui va canviar quin valor i quan. A Cantevia, en canvi, corregir un fitxatge mai esborra el marcatge original: l'anul·la i deixa constància de qui ho ha fet i per què, mentre l'original queda sempre visible. Tampoc no sol haver-hi manera de limitar qui veu què al full: qualsevol amb accés a l'arxiu veu totes les columnes, incloses dades personals que haurien de quedar restringides a RRHH. Aquesta diferència pesa molt si mai arriba una inspecció de Treball.
Duplicitat silenciosa
Quan la mateixa dada viu en diversos fulls — nòmines, vacances, fitxatges — algú l'ha de copiar a mà entre arxius, i cada còpia és una oportunitat d'error. Això s'agreuja quan diverses persones editen el mateix arxiu alhora: dues edicions simultànies es poden trepitjar sense que cap de les dues persones se n'adoni fins dies després. El preu de l'hora extra n'és un bon exemple: ha de sortir sempre del brut anual dividit per 1.792 hores. Si s'escriu a mà cada mes en una cel·la diferent, tard o d'hora s'allunya de la realitat.
Quan Excel deixa d'arribar
Senyals: més d'una persona edita el mateix arxiu, cal encreuar fitxatges amb nòmina, hi ha diversos tipus d'absència amb regles d'aprovació diferents, o arriba una inspecció i no es pot lliurar un històric endreçat.
El cost real d'un error copiat a mà
Un error d'una cel·la no es queda només en aquella cel·la. Si les hores extra d'un mes es copien malament d'un Excel a la nòmina, l'error es trasllada al pagament real d'aquella persona, i corregir-ho implica una nova nòmina, una explicació i, a vegades, una regularització amb Hisenda. Com més fulls intermedis hi ha entre la dada original i la nòmina, més oportunitats hi ha que alguna cosa es perdi en la còpia.
Excel continua sent l'eina correcta mentre la pregunta sigui «quants dies de vacances li queden a la Marta». Quan la pregunta passa a ser «qui ho va aprovar, quan i per què», ja no és un problema de plantilla, és un problema de disseny.