La por real a l'hora de canviar de sistema de RRHH no és aprendre una interfície nova. És perdre alguna cosa pel camí: l'historial de qui ha fet servir quin portàtil, el motiu pel qual algú va demanar una excedència fa dos anys, o el rastre d'un ajust de vacances que ningú recorda però que algun dia caldrà explicar. Una migració mal plantejada no esborra dades de cop — les deixa òrfenes, sense context, fins que ja no serveixen per a res.
La bona notícia és que la majoria d'aquests riscos s'eviten amb ordre: decidint què es migra primer, què es converteix en un registre nou amb nota de l'historial anterior, i què senzillament no val la pena arrossegar.
Què migrar primer: les dades mestres
Abans de res, l'estructura bàsica: empleats, departaments i llocs. Per això una plantilla d'importació de dades mestres en Excel importa tant al principi — permet donar d'alta tota la plantilla de cop, amb el seu departament i el seu lloc ja assignats, en lloc de crear cada fitxa a mà una per una. Sense aquesta base ben carregada, tot el que ve després (absències, equipament, avaluacions) no té on enganxar-se.
Equipament IT: no s'esborra, es dona de baixa
Un error habitual en migrar és tractar l'inventari d'equipament com una llista que es pot netejar sense més. Però un portàtil amb historial — qui el va tenir abans, quan se li va fer manteniment — no hauria de poder-se eliminar sense deixar rastre. La manera correcta de gestionar-ho, tant al sistema nou com en qualsevol migració, és donar de baixa la unitat conservant el número de sèrie i el seu historial, no esborrar-la com si mai hagués existit. Si el sistema antic permet esborrar sense més, aquesta és justament la dada que cal rescatar abans d'apagar-lo.
Absències i historial: què val la pena arrossegar
No tot l'historial necessita migrar-se amb el mateix detall. Els saldos de vacances actuals i els tipus d'absència sí que són crítics des del primer dia — algú demanarà un permís la primera setmana. El detall de cada absència de fa tres anys, en canvi, pot quedar com un resum o un document a part: el que importa és que el saldo de partida sigui correcte, no reconstruir cada fila d'un historial que ningú auditarà.
Permisos: no migris el caos, redefineix-lo
Migrar no és només moure dades: també és l'ocasió per arreglar el que mai va estar ben configurat. Si al sistema antic els permisos eren un genèric admin/editor/viewer que obligava a donar accés de més per resoldre un cas concret, no té sentit copiar aquesta mateixa estructura al sistema nou. Aprofita la migració per definir permisos granulars per mòdul, amb el seu nivell (lectura, escriptura, admin) i el seu àmbit (propi, equip, global) — és més feina el primer dia, però evita arrossegar el mateix problema durant cinc anys més.
La regla pràctica és senzilla: migra primer el que altres dades necessiten per existir (persones, departaments, llocs), protegeix el que no es pot reconstruir si es perd (equipament amb número de sèrie, motius d'ajustos de saldo) i resumeix la resta. Un sistema nou que comença amb dades netes i traçables val més que un que arrossega deu anys de detall mal enganxat.