Hi ha una prova senzilla per saber si un programari de RRHH està ben dissenyat: demanar a algú de RRHH, sense coneixements tècnics, que canviï una pregunta de l'enquesta de clima o afegeixi un nou tipus d'absència. Si la resposta és això ho ha de tocar IT, el sistema té un problema de disseny, no RRHH un problema de manca de formació.
El programari de RRHH l'usa i el configura, dia a dia, gent de RRHH — no un equip tècnic. Això vol dir que bona part del que abans era demanar un canvi hauria de ser simplement entrar a Configuració i canviar-ho.
El banc de preguntes de clima, a mans de RRHH
Les preguntes del pols de clima no haurien d'estar fixades al codi del proveïdor. Un banc de preguntes configurable — amb diferents tipus de resposta (escala 1-5, 0-10, sí/no, opció múltiple, oberta) i organitzades per categories — permet a RRHH ajustar què es pregunta segons el que estigui passant a l'empresa aquell trimestre, sense dependre de ningú més.
Catàlegs i llistes que s'editen soles
Departaments, llocs de treball, tipus d'absència, categories de despesa: són llistes que canvien amb el temps, i canviar una llista no hauria de requerir una intervenció tècnica. Quan aquests catàlegs viuen en una pantalla de Configuració pensada per a RRHH, afegir un departament nou o un tipus de permís nou és una tasca de dos minuts, no un tiquet amb data de lliurament.
Permisos que s'ajusten sense tocar codi
El cas més delicat és el dels permisos: qui veu què. Un sistema amb permisos genèrics (admin, editor, viewer) sovint obliga a demanar ajuda tècnica per a casos concrets — per exemple, que un responsable de nòmines vegi la fitxa salarial però no el contacte d'emergència de ningú. Els permisos granulars, configurables per mòdul, amb el seu propi nivell (lectura, escriptura, admin) i àmbit (propi, equip, global), permeten resoldre aquests matisos des de la mateixa pantalla d'administració, sense que ningú hagi d'escriure una línia de codi.
L'alta inicial, també sense dependre d'IT
El mateix s'aplica a l'arrencada: donar d'alta tota la plantilla, els seus departaments i els seus llocs no hauria d'exigir cap script ni una intervenció tècnica puntual. Una plantilla d'importació de dades mestres en Excel que RRHH omple i puja pel seu compte cobreix aquest primer pas sense dependre que algú amb accés a la base de dades ho faci per ells. És la mateixa lògica aplicada al dia 1 en lloc del dia 200.
Això no és un detall menor: cada sol·licitud que RRHH pot resoldre sola, sense esperar una finestra de disponibilitat d'IT, és una decisió que es pren el mateix dia en lloc de la setmana següent. En una empresa on RRHH gestiona altes, baixes i canvis organitzatius constantment, aquesta diferència de temps es nota en cada procés.
La mesura real de si un programari de RRHH necessita suport d'IT no és quants tiquets s'obren el primer mes. És quants se'n continuen obrint al cap d'un any, quan el que era urgent ja s'hauria de resoldre sol.