En qualsevol demo de programari de RRHH, la interfície es veu bé. Els colors estan cuidats, els menús són clars, les animacions són suaus. Aquest primer cop d'ull no diu gairebé res sobre si el sistema és fàcil d'usar de veritat — perquè la facilitat d'ús no es mesura mirant una pantalla, es mesura fent la tasca que un empleat fa cada dia, no la que s'ensenya a la presentació de vendes.

Hi ha una pantalla que revela més que cap altra: la que la gent obre més vegades al dia. A gairebé qualsevol empresa, aquesta pantalla és el fitxatge.

La pantalla que més s'obre és la prova real

Fitxar entrada, marcar una pausa i fitxar la sortida són accions que es repeteixen centenars de vegades al dia en una empresa de mida mitjana. Si aquesta pantalla triga a carregar, demana confirmar dues vegades o amaga el botó principal darrere d'un menú, el cost d'aquesta fricció es multiplica per cada persona i cada dia — molt més que qualsevol altra pantalla del sistema, per bonica que sigui.

Corregir un error, en un clic

La segona prova real d'usabilitat no és fitxar bé: és què passa quan algú s'oblida de fitxar la sortida o marca l'hora equivocada. Si corregir-ho exigeix omplir un formulari llarg, justificar-ho per escrit i esperar validació en diversos passos, la gent acaba evitant corregir errors petits — i aquests errors sense corregir acaben distorsionant la dada real de jornada. Un corrector accessible en un clic, que anul·la el fitxatge erroni i deixa constància de qui el va corregir i per què, fa que la gent corregeixi al moment en lloc d'acumular errors per arreglar un altre dia.

El mateix criteri per al manager

La usabilitat no es mesura només des del costat de l'empleat: un manager que ha d'aprovar una sol·licitud de vacances o una hora extra també fa aquesta tasca moltes vegades al mes. Si aprovar exigeix entrar en diverses pantalles, buscar la persona i confirmar dues vegades, el manager comença a ajornar aprovacions — i aquest retard esdevé el problema d'una altra persona. Mesurar quants passos calen per aprovar, no només per fitxar, completa la prova real d'usabilitat.

Aquesta mateixa exigència s'hauria d'aplicar a qualsevol tasca que es repeteixi cada dia, no només al fitxatge: com més freqüent és una acció, menys marge hi ha perquè costi més d'un parell de segons.

Preguntes per avaluar la usabilitat de veritat

  • Quants clics calen per fitxar l'entrada un dilluns qualsevol?
  • Quant triga algú nou a corregir el seu primer fitxatge equivocat sense ajuda?
  • La tasca més freqüent (fitxar) és més a mà que la menys freqüent (configurar un informe)?

Un programari de RRHH fàcil d'usar no és el que guanya el concurs de disseny més bonic. És el que fa que la tasca de cada dia — fitxar, corregir, aprovar — es resolgui en segons, sense que ningú hagi de pensar en com fer servir l'eina. Aquest és el criteri que val la pena provar abans de signar cap contracte.