Cap sessió de formació obligatòria ha aconseguit mai que algú adopti un programari per gust. La gent no fa servir una eina perquè li hagin explicat les seves funcions en una sala un dimarts a la tarda; la fa servir perquè li resol alguna cosa concreta més ràpid que l’alternativa que ja tenia -un Excel, un grup de WhatsApp, preguntar a algú de RRHH en persona-. Si el programari és més lent o més confús que aquestes alternatives, la formació només retarda l’abandonament.

L’adopció real es construeix al revés de com se sol plantejar: no és "com aconsegueixo que la gent aprengui a fer servir això", és "què necessita resoldre la gent cada dia perquè obrir això sigui la manera més ràpida".

La portada ha de respondre alguna cosa d’un cop d’ull

Si la pantalla d’inici no diu res útil en entrar, la gent no hi torna llevat que li ho demanin. A Cantevia, la portada mostra el pols diari de clima -dues preguntes ràpides, sense haver-les d’anar a buscar- juntament amb el saldo de vacances i les tasques pendents de cada persona. Això converteix la portada en alguna cosa que es mira perquè respon una pregunta real ("quants dies em queden?", "tinc alguna cosa pendent de signar?"), no perquè toqui entrar-hi.

Autoservei: el que no obliga a preguntar a ningú

Cada tasca que una persona pot resoldre sola -fitxar, demanar vacances, consultar la nòmina, fer un curs de formació- és una trucada o un correu menys per a RRHH, i una raó real per tornar a obrir l’app. Quan fitxar és el primer que fa algú en arribar al lloc de treball, i demanar un dia lliure no exigeix omplir un formulari en paper, el programari deixa de ser "una obligació més" i passa a ser el lloc on ja es feien aquestes coses de totes maneres.

Veure el propi progrés també fa tornar la gent

L’adopció no depèn només de resoldre tasques ràpides del dia a dia: també ajuda veure un avanç a mitjà termini. Quan una persona pot consultar l’estat dels seus propis objectius, o descarrega el certificat que acaba d’aconseguir en acabar un curs de formació, té una raó per tornar que no és "he de fitxar", sinó "vull veure com vaig".

Aquest tipus de motivació es construeix amb dades reals i visibles per a la mateixa persona, no amb una sessió de benvinguda la primera setmana que ningú recorda al cap d’un mes. Com més útil sigui el sistema per a la mateixa persona -no només per a RRHH-, menys cal insistir perquè el faci servir.

El que la formació obligatòria no pot arreglar

Si cal un manual de trenta pàgines perquè algú demani un dia lliure, el problema no és de formació, és de disseny. La prova real de si un programari es farà servir no és quanta gent va assistir a la sessió de benvinguda, és quanta gent hi torna a entrar la segona setmana sense que ningú l’hi recordi.

L’adopció no es decreta ni s’ensenya: es guanya, tasca a tasca, sent l’opció més ràpida.