Cada vegada que un empleat ha d'escriure a RRHH per alguna cosa que podria resoldre sol, passen dues coses dolentes alhora: la persona perd temps esperant una resposta, i RRHH perd temps responent preguntes que no li haurien d'arribar. Multiplicat per cent empleats i dotze mesos, aquest temps perdut és un dels costos més invisibles — i més evitables — d'una mala gestió de RRHH.

L'autoservei real no és tenir una app amb moltes pantalles. És que les tasques que un empleat fa cada mes estiguin totes al mateix lloc, sense necessitat d'escriure a ningú per començar.

El bàsic: fitxar i demanar temps lliure

Fitxar entrada, pausa i sortida, i demanar uns dies de vacances o un permís, són les dues tasques que un empleat fa amb més freqüència. Han d'estar a un clic des de la portada, no enterrades en un menú de tres nivells. I quan el tipus d'absència és dels que es comuniquen — com una baixa mèdica — no hauria de quedar pendent d'aprovació: el que es comunica neix ja aprovat, perquè no és una petició, és un avís.

Veure la nòmina sense demanar-la per correu

Preguntar per la nòmina del mes passat a RRHH és una de les consultes més freqüents i més innecessàries que existeixen. Si la nòmina de cada mes està disponible directament a la fitxa de l'empleat, aquesta pregunta desapareix sola — i amb ella, l'anada i tornada de correus per reenviar un PDF que ja hauria de ser accessible.

Formació que es fa sense agendar res

El mateix passa amb la formació obligatòria o recomanada: si un curs està disponible per fer-lo quan l'empleat té un forat, en lloc de dependre que algú el convoqui a una sessió presencial, es completa abans i genera menys fricció. En acabar un qüestionari i aprovar-lo, el certificat es genera automàticament, sense que ningú l'hagi d'emetre a mà.

També veure a qui preguntar

L'autoservei no és només tramitar coses: també és trobar informació sense preguntar. Un directori i organigrama de tota l'empresa, accessible des de la mateixa portada, permet a qualsevol persona veure qui és el responsable d'un departament o qui és el seu company en una altra oficina sense enviar un missatge a RRHH preguntant qui porta això ara. És una tasca petita, però es repeteix constantment en qualsevol empresa que ha crescut més enllà de conèixer-se tots de memòria.

Tot, des d'una sola portada

El criteri per mesurar si l'autoservei funciona de veritat és senzill: pot un empleat, un dilluns al matí, fitxar, veure quants dies de vacances li queden, consultar la seva última nòmina i començar un curs pendent, tot sense sortir de la pantalla d'inici? Si la resposta és sí, RRHH ha deixat de ser l'intermediari obligatori de tasques que no necessiten intermediari.

L'autoservei no redueix la feina de RRHH restant-li importància. Li treu les preguntes repetitives, perquè quedi temps per al que de veritat necessita criteri humà. Com més gran és l'empresa, més es nota aquesta diferència.