Bona part del rebombori al voltant de les vacances i absències ve de tractar tots els tipus igual. Una petició de vacances i un comunicat de baixa mèdica no són el mateix, i forçar-los pel mateix circuit d’aprovació genera dos problemes: vacances que s’aproven gairebé sense mirar-les, i baixes mèdiques encallades "pendents d’aprovació" quan ja són un fet consumat, no una petició. Aquesta única regla -comunicat versus decidit- acaba explicant la major part de la fricció diària que la gent troba amb el programari d’absències, molt més que la vista de calendari que faci servir.

Hi ha una regla senzilla que resol això d’arrel: el que es comunica no s’aprova. Si un tipus d’absència és d’aquells que la llei obliga a acceptar -una baixa mèdica, un permís per naixement- no té sentit que quedi "pendent": neix ja aprovat, i l’única cosa que cal és que quedi registrat. La resta, el que sí implica una decisió real (vacances, un assumpte propi), passa a pendent i ho decideix el responsable.

Cada tipus d’absència, amb la seva pròpia regla

A Cantevia, els tipus d’absència són configurables, i cadascun porta la seva pròpia regla d’aprovació. Això vol dir que l’empresa decideix, tipus per tipus, quins es comuniquen (i neixen aprovats) i quins requereixen decisió d’un responsable, en lloc que tots comparteixin el mateix flux per defecte. El calendari de vacances, permisos i baixes viu en un únic lloc, així que no cal creuar tres sistemes per saber si algú està disponible una data concreta.

Saldos que no depenen de preguntar

Cada persona té el seu saldo, visible sense haver-lo de demanar, i RRHH té un panell de tota la companyia per veure d’un cop d’ull qui és fora, qui té pendent una sol·licitud i com va el consum de vacances de l’any. Quan cal ajustar un saldo -dies arrossegats de l’any anterior, un bescanvi per hores extra-, l’ajust sempre exigeix un motiu, i queda al seu propi historial: ningú canvia un número sense explicar per què.

Quan un ajust de saldo també toca les hores extra

No tots els ajustos de saldo vénen de vacances no gaudides d’un any anterior. Un bescanvi d’hores extra per dies lliures és habitual en moltes empreses, i necessita el mateix nivell de traçabilitat que qualsevol altre ajust: sense això, ningú pot explicar d’on va sortir un dia concret sis mesos després.

Cantevia exigeix un motiu en qualsevol ajust de saldo -sigui un bescanvi d’hores extra o un arrossegament de dies de l’any anterior- i el deixa al seu propi historial, separat del consum normal de vacances. El resultat és un saldo que es pot explicar en qualsevol moment, no reconstruir amb esforç quan algú ho pregunta.

El que aquesta regla evita

  • Baixes mèdiques "pendents d’aprovació" durant dies, quan legalment ja són efectives des que es comuniquen.
  • Responsables que aproven vacances sense marge real de decisió, només per no bloquejar el flux.
  • Saldos que ningú sap explicar, perquè els ajustos es van fer sense deixar motiu ni rastre.

Separar el que es comunica del que es decideix no és una funció més del calendari d’absències: és la regla que fa que la resta del sistema tingui sentit.