Buena parte del lío alrededor de las vacaciones y ausencias viene de tratar todos los tipos igual. Una petición de vacaciones y un parte de baja médica no son lo mismo, y forzarlos por el mismo circuito de aprobación genera dos problemas: vacaciones que se aprueban casi sin mirar, y bajas médicas atascadas "pendientes de aprobación" cuando ya son un hecho consumado, no una petición.

Hay una regla simple que resuelve esto de raíz: lo que se comunica no se aprueba. Si un tipo de ausencia es de los que la ley obliga a aceptar -una baja médica, un permiso por nacimiento- no tiene sentido que quede "pendiente": nace ya aprobada, y lo único que hace falta es que quede registrada. El resto, lo que sí implica una decisión real (vacaciones, un asunto propio), pasa a pendiente y lo decide el responsable.

Cada tipo de ausencia, con su propia regla

En Cantevia, los tipos de ausencia son configurables, y cada uno lleva su propia regla de aprobación. Eso significa que la empresa decide, tipo por tipo, cuáles se comunican (y nacen aprobados) y cuáles requieren decisión de un responsable, en lugar de que todos compartan el mismo flujo por defecto. El calendario de vacaciones, permisos y bajas vive en un único sitio, así que no hace falta cruzar tres sistemas para saber si alguien está disponible una fecha concreta.

Saldos que no dependen de preguntar

Cada persona tiene su saldo, visible sin tener que pedirlo, y RRHH tiene un panel de toda la compañía para ver de un vistazo quién está fuera, quién tiene pendiente una solicitud y cómo va el consumo de vacaciones del año. Cuando hace falta ajustar un saldo -días arrastrados del año anterior, un canje por horas extra-, el ajuste exige siempre un motivo, y ese ajuste queda en su propio historial: nadie cambia un número sin dejar explicado por qué.

Cuando un ajuste de saldo toca también a las horas extra

No todos los ajustes de saldo vienen de vacaciones no disfrutadas de un año anterior. Un canje de horas extra por días libres es habitual en muchas empresas, y necesita el mismo nivel de trazabilidad que cualquier otro ajuste: sin él, nadie puede explicar de dónde salió un día concreto seis meses después.

Cantevia exige un motivo en cualquier ajuste de saldo -ya sea un canje de horas extra o un arrastre de días del año anterior- y lo deja en su propio historial, separado del consumo normal de vacaciones. El resultado es un saldo que se puede explicar en cualquier momento, no solo reconstruir con esfuerzo cuando alguien pregunta.

Lo que esta regla evita

  • Bajas médicas "pendientes de aprobación" durante días, cuando legalmente ya son efectivas desde que se comunican.
  • Responsables que aprueban vacaciones sin margen real de decisión, solo para no bloquear el flujo.
  • Saldos que nadie sabe explicar, porque los ajustes se hicieron sin dejar motivo ni rastro.

Separar lo que se comunica de lo que se decide no es una función más del calendario de ausencias: es la regla que hace que el resto del sistema tenga sentido.