Después de ver muchos ángulos distintos sobre cómo elegir, implantar y sacar partido a un software de RRHH, la parte más útil que se puede llevar a una demo no es una opinión, es una lista de preguntas concretas. Las genéricas — «¿es fácil de usar?», «¿tiene buen soporte?» — las contesta cualquier proveedor con un sí. Las que importan son las que solo se pueden responder mirando cómo está construido el producto por dentro.

Esta lista no pretende ser exhaustiva — cada empresa tiene sus propias prioridades — pero cubre los puntos donde más se nota la diferencia entre un sistema bien diseñado y uno que solo parece completo en una presentación.

Sobre registro de jornada y auditoría

  • ¿Puede un administrador borrar un fichaje sin dejar rastro, o solo anularlo dejando constancia de quién y por qué?
  • ¿El histórico de marcajes se puede exportar de forma legible para una inspección de la ITSS?
  • ¿Cómo se calcula el precio de la hora extra: es una fórmula fija (bruto anual entre horas de convenio) o se escribe a mano cada vez?

Sobre nómina y datos sensibles

  • ¿El sistema distingue el IRPF de administradores (tipo fijo) del régimen general (progresivo), o los trata igual?
  • ¿Los datos personales y de contacto de emergencia de un empleado los puede ver su manager, o solo la propia persona y RRHH?
  • ¿Qué pasa si se necesita comparar la nómina que envía la gestoría contra lo que se esperaba pagar?

Sobre clima y datos delicados

  • El anonimato de una encuesta de clima, ¿es una promesa de la empresa o una imposibilidad técnica de que el sistema sepa quién respondió qué?
  • ¿Se puede configurar un pulso corto y frecuente, o solo una macroencuesta anual?

Sobre selección, firma y estructura

  • ¿Los datos de candidatos que no siguen adelante se anonimizan, o quedan guardados indefinidamente?
  • Al firmar un documento electrónicamente, ¿queda un sello de tiempo verificable de forma independiente, o solo un registro interno del proveedor?
  • ¿Cada empresa (si hay varias, por ejemplo un grupo) tiene sus datos y su almacenamiento realmente aislados, o comparten base de datos por debajo?
  • ¿Los permisos se pueden ajustar por módulo, nivel (lectura, escritura, admin) y ámbito (propio, equipo, global), o solo hay roles genéricos tipo admin/editor?
  • ¿Hace falta activar todos los módulos desde el primer día, o se puede empezar por lo esencial y sumar el resto cuando la empresa esté lista?

Por qué esta lista y no otra

Cada pregunta de esta lista viene de un problema real que ya se ha visto en otro artículo de esta serie: fichajes que se pueden borrar sin dejar rastro, IRPF mal calculado tras un cambio de rol, anonimato que es promesa y no diseño, formación que nunca se termina de crear. Preguntar esto en una demo no es desconfiar del proveedor, es pedir ver el producto resolviendo el mismo problema que ya tiene la empresa hoy.

Ninguna de estas preguntas se responde bien con un folleto. Pide que te las respondan mostrando la pantalla real, no una diapositiva: es la única forma de saber si el producto está diseñado para aguantar el día a día, o solo para pasar la demo.