Després de veure molts angles diferents sobre com triar, implantar i treure partit a un programari de RRHH, la part més útil que es pot portar a una demo no és una opinió, és una llista de preguntes concretes. Les genèriques — «és fàcil d'usar?», «té bon suport?» — les respon qualsevol proveïdor amb un sí. Les que importen són les que només es poden respondre mirant com està construït el producte per dins.

Aquesta llista no pretén ser exhaustiva — cada empresa té les seves pròpies prioritats — però cobreix els punts on més es nota la diferència entre un sistema ben dissenyat i un que només sembla complet en una presentació.

Sobre registre de jornada i auditoria

  • Pot un administrador esborrar un fitxatge sense deixar rastre, o només anul·lar-lo deixant constància de qui ho ha fet i per què?
  • L'històric de marcatges es pot exportar de forma llegible per a una inspecció de Treball?
  • Com es calcula el preu de l'hora extra: és una fórmula fixa (brut anual entre hores de conveni) o s'escriu a mà cada vegada?

Sobre nòmina i dades sensibles

  • El sistema distingeix l'IRPF dels administradors (tipus fix) del règim general (progressiu), o els tracta igual?
  • Les dades personals i de contacte d'emergència d'un empleat les pot veure el seu manager, o només la mateixa persona i RRHH?
  • Què passa si cal comparar la nòmina que envia la gestoria amb el que s'esperava pagar?

Sobre clima i dades delicades

  • L'anonimat d'una enquesta de clima, és una promesa de l'empresa o una impossibilitat tècnica que el sistema sàpiga qui ha respost què?
  • Es pot configurar un pols curt i freqüent, o només una macroenquesta anual?

Sobre selecció, signatura i estructura

  • Les dades dels candidats que no continuen s'anonimitzen, o queden guardades indefinidament?
  • En signar un document electrònicament, queda un segell de temps verificable de forma independent, o només un registre intern del proveïdor?
  • Cada empresa, si n'hi ha diverses com ara un grup, té les seves dades i el seu emmagatzematge realment aïllats, o comparteixen base de dades per sota?
  • Els permisos es poden ajustar per mòdul, nivell (lectura, escriptura, admin) i àmbit (propi, equip, global), o només hi ha rols genèrics tipus admin/editor?
  • Cal activar tots els mòduls des del primer dia, o es pot començar per l'essencial i afegir la resta quan l'empresa hi estigui a punt?

Per què aquesta llista i no una altra

Cada pregunta d'aquesta llista ve d'un problema real que ja s'ha vist en un altre article d'aquesta sèrie: fitxatges que es poden esborrar sense deixar rastre, IRPF mal calculat després d'un canvi de rol, anonimat que és promesa i no disseny, formació que mai s'acaba de crear. Preguntar això en una demo no és desconfiar del proveïdor, és demanar veure el producte resolent el mateix problema que ja té l'empresa avui.

Cap d'aquestes preguntes es respon bé amb un fullet. Demana que te les responguin mostrant la pantalla real, no una diapositiva: és l'única manera de saber si el producte està dissenyat per aguantar el dia a dia, o només per passar la demo.