Gairebé totes les demos de programari de RRHH comencen igual: una presentació amb captures de pantalla boniques i una llista de funcions llegida en veu alta. El problema és que una diapositiva no diu res sobre quants clics calen per donar d'alta algú, ni sobre què passa quan un responsable aprova una absència per error.

Si estàs comparant diversos sistemes, canvia la pregunta que fas al comercial: en lloc de "quines funcions té?", demana "ensenya'm com es fa això, en directe, amb dades de prova". La diferència entre un sistema ben construït i un que només queda bé al vídeo de màrqueting es nota exactament aquí, no a la llista de funcions del fullet.

Flux 1: donar d'alta una persona nova

Demana que t'ensenyin el procés complet, des que es crea la fitxa fins que la persona té accés al que necessita: cal omplir les mateixes dades diverses vegades en pantalles diferents? Es pot pujar una plantilla amb diversos empleats alhora o cal crear-los un per un? Queda algú assignat per acompanyar la persona nova les primeres setmanes, o això viu fora del sistema, en un document a part que ningú actualitza?

Flux 2: aprovar una absència

Demana veure què passa quan algú demana vacances i què passa quan algú comunica una baixa mèdica. No s'haurien de tractar igual: allò que es comunica —com una baixa— no hauria de passar per una aprovació, perquè no és una petició, és un fet. Allò que sí que requereix una decisió —com unes vacances— hauria de quedar pendent fins que el responsable ho aprovi o ho rebutgi, amb el seu propi saldo visible en el moment de decidir. Si el sistema obliga tots els tipus d'absència pel mateix pas d'aprovació, està modelant malament la realitat.

Flux 3: tancar un mes de nòmina

Aquest és el flux que menys s'ensenya a les demos i el que més maldecaps dona en producció. Pregunta: d'on surt el preu de l'hora extra, s'escriu a mà o es calcula sol a partir del brut anual? Què passa si algú supera el topall legal d'hores extres a l'any, el sistema avisa abans d'aprovar o ho deixa passar sense més? Es pot continuar editant una nòmina després de tancar el mes, o queda bloquejada per sempre?

Hi ha una comprovació addicional que val la pena afegir a la llista: demana fer la demo amb un cas límit, no amb l'exemple perfecte que porta preparat el comercial. Demana corregir un fitxatge ja desat, demana rebutjar una absència i veure quin missatge rep la persona, demana veure què passa si algú intenta editar una nòmina d'un mes ja tancat. Els casos límit són els que de veritat diferencien un sistema madur d'un que només funciona bé en el camí feliç.

Cadascuna d'aquestes preguntes té una resposta correcta i una resposta que sona bé en una diapositiva però falla a la pràctica. Demanar veure el flux complet, amb dades reals i en directe, és l'única manera de distingir-les abans de signar, no sis mesos després quan ja depens del sistema per a tot.