Casi todas las demos de software de RRHH empiezan igual: una presentación con capturas de pantalla bonitas y una lista de funciones leída en voz alta. El problema es que una diapositiva no dice nada sobre cuántos clics hacen falta para dar de alta a alguien, ni sobre qué pasa cuando un manager aprueba una ausencia por error.
Si estás comparando varios sistemas, cambia la pregunta que le haces al comercial: en vez de "¿qué funciones tiene?", pide "enséñame cómo se hace esto, en vivo, con datos de prueba". La diferencia entre un sistema bien construido y uno que se ve bien en el vídeo de marketing se nota exactamente ahí, no en la lista de funciones del folleto.
Flujo 1: dar de alta a una persona nueva
Pide que te enseñen el proceso completo, desde que se crea la ficha hasta que la persona tiene acceso a lo que necesita: ¿hace falta rellenar los mismos datos varias veces en pantallas distintas? ¿Se puede subir una plantilla con varios empleados a la vez o hay que crear uno por uno? ¿Queda alguien asignado para acompañar a la persona nueva en sus primeras semanas, o eso vive fuera del sistema, en un documento aparte que nadie actualiza?
Flujo 2: aprobar una ausencia
Pide ver qué pasa cuando alguien pide vacaciones y qué pasa cuando alguien comunica una baja médica. No deberían tratarse igual: lo que se comunica —como una baja— no debería pasar por una aprobación, porque no es una petición, es un hecho. Lo que sí requiere decisión —como unas vacaciones— debería quedar pendiente hasta que el responsable lo apruebe o lo rechace, con su propio saldo visible en el momento de decidir. Si el sistema fuerza a todos los tipos de ausencia por el mismo paso de aprobación, está modelando mal la realidad.
Flujo 3: cerrar un mes de nómina
Este es el flujo que menos se enseña en las demos y el que más dolores de cabeza da en producción. Pregunta: ¿de dónde sale el precio de la hora extra, se escribe a mano o se calcula solo a partir del bruto anual? ¿Qué pasa si alguien supera el tope legal de horas extra al año, el sistema avisa antes de aprobar o lo deja pasar sin más? ¿Se puede seguir editando una nómina después de cerrar el mes, o queda bloqueada para siempre?
Hay una comprobación adicional que vale la pena añadir a la lista: pide hacer la demo con un caso límite, no con el ejemplo perfecto que trae preparado el comercial. Pide corregir un fichaje ya guardado, pide rechazar una ausencia y ver qué mensaje recibe la persona, pide ver qué pasa si alguien intenta editar una nómina de un mes ya cerrado. Los casos límite son los que de verdad diferencian un sistema maduro de uno que solo funciona bien en el camino feliz.
Cada una de estas preguntas tiene una respuesta correcta y una respuesta que suena bien en una diapositiva pero falla en la práctica. Pedir ver el flujo completo, con datos reales y en vivo, es la única forma de distinguirlas antes de firmar, no seis meses después cuando ya dependes del sistema para todo.